10 Tipps für mehr Produktivität und konzentrierteres Arbeiten

Jeder kennt dieses Phänomen – der Tag neigt sich dem Ende zu und trotzdem hat man das Gefühl, nicht wirklich etwas von dem geschafft zu haben, das man sich vorgenommen hat. Um dies zu vermeiden und ein effektiveres Arbeiten zu gestalten, haben wir hier 10 Tipps für effektiveres und konzentrierteres Arbeiten. Dadurch werden Aufgaben schneller und effizienter erledigt. Dies gibt Dir nicht nur ein gutes Gefühl, sondern sorgt gleichzeitig für mehr Freizeit.

Multitasking vermeiden

Oftmals versuchen wir mehrere Dinge gleichzeitig zu erledigen, da wir das Gefühl haben, dadurch mehr von unserer To-Do-Liste streichen zu können. Leider ist dies nicht der Fall. Mehrere Studien haben nachgewiesen, dass das „Erledigen“ mehrere Aufgaben gleichzeitig zu einem erheblichen Konzentrations- und Leistungsverlust führt. Die Forscher stellten fest, dass selbst bei einfachen simultan ausgeführten Aufgaben die Leistungsfähigkeit der Probanden um 40% sank. Bei einer Studie mit Harvard-Studenten, also mit hochintelligenten Menschen, fiel die Gedächtnisleistung teilweise auf die eines Achtjährigen.

Dies zeigt uns, dass wir uns auf eine Aufgabe zurzeit konzentrieren sollten. Wenn wir unsere Aufgaben konzentriert nacheinander erledigen, schaffen wir deutlich mehr.

Regelmäßige Pausen

Wer sich gut erholt und immer frisch ans Werk geht, schafft auch mehr. Arbeitswissenschaftler haben herausgefunden, dass der richtige Zeitpunkt für eine Pause viel früher ist als wir denken. Sie raten zu Pausen, deutlich bevor unsere Konzentration nachlässt.

Unsere Leistungsfähigkeit schwankt in einem 90 minütigen Rhythmus. Das heißt, dass unser Körper nach spätestens 70 – 80 Minuten konzentrierter Arbeit in einen ca. 20 Minuten anhaltenden Erholungsmodus schaltet. In dieser Zeit fällt es uns sehr schwer konzentriert zu arbeiten.

Ignorieren wir diesen Rhythmus, wird es über den Tag immer schwieriger, unsere Konzentration und Leistungsfähigkeit aufrecht zu erhalten. Die Arbeitswissenschaftler empfehlen sich deutlich vor den 70 Minuten eine Pause zu gönnen. So können wir ohne Probleme den ganzen Tag ohne Ermüdung effizient unsere Aufgaben erledigen.

Ablenkungen vermeiden

An unserem Arbeitsplatz lauert es nur so von Ablenkungsmöglichkeiten. Sei es das Handy, das Internet, Mailverkehr oder laustarke Kollegen. Diese Faktoren stören unsere Konzentration erheblich. Doch was kann man dagegen tun?

Versuche in Leistungsphasen diese Ablenkungen zu vermeiden. Du könntest Dir einen Ort suchen, an dem Du ungestört und allein Deinen Aufgaben nachgehen kannst. Schalte das E-Mail-Programm aus und stelle Dein Handy auf lautlos. Zudem kannst Du mit deinen Kollegen Regeln ausmachen, die definierte Ruhephasen möglich machen.

Um dem eigenen Schweinehund, der ständig am Puls der sozialen Netzwerke hängt, Herr zu werden gibt es ebenfalls verschiedene Tools. Eines dieser Tools ist zum Beispiel Freedom. Freedom blockiert für einen von Dir festgelegten Zeitraum alle Seiten und Apps, die Dich bei der Arbeit ablenken könnten – sprich Facebook, Instagram, Snapchat, etc.

Produktivität steigern durch die richtige Beleuchtung

Steigere Deine Produktivität mit den richtigen Lichtverhältnissen. Schlechte Lichtverhältnisse sorgen für Müdigkeit, Kopfschmerzen, Konzentrationsprobleme und können sogar krank machen.

Die Arbeitsforscher empfehlen, dass die Beleuchtung unserer Arbeitsplätze von oben kommen sollte, da dies von uns als am natürlichsten wahrgenommen wird. Zudem ist die Farbtemperatur entscheidend. Die Mittagssonne hat eine Farbtemperatur von 5.500 bis 5.800 Kelvin. Mehrere Studien haben gezeigt, dass Probanden bei diesen Farbtemperaturen besonders produktiv waren.

In einer weiteren Studie aus England haben Forscher festgestellt, dass besonders blaue Anteile in der Beleuchtung produktiv machen. In dieser Studie führten sie einen Versuch mit einer Beleuchtung von 17.000 Kelvin durch. Sie stellten fest, dass die Mitarbeiter abends deutlich weniger müde waren und nachts viel besser schlafen konnten. Zudem sanken die Beschwerden über Kopf- und Augenschmerzen.

Ein aufgeräumter Schreibtisch

Wer kennt es nicht: Papiere stapeln sich und der Locher ist nicht auffindbar. Ein unaufgeräumter Schreibtisch fördert nicht unbedingt unsere Produktivität. Ganz im Gegenteil: Papier- und Aktenberge sorgen bei uns für Frust und das Gefühl der Überforderung.

In einer „Lean-Office-Studie“ des Frauenhofer-Instituts fanden Forscher heraus, dass wir bei einem unaufgeräumten Arbeitsplatz ca. 10% unserer Arbeitszeit mit dem Suchen fehlender Arbeitsmaterialien oder richtiger Dokumente verbringen. 10!

Und es kommt noch schlimmer: bei einer Umfrage mit Mitarbeitern und Vorgesetzten war die Mehrheit der Befragten davon überzeugt, dass bei Beförderungen Mitarbeiter mit einem aufgeräumten Arbeitsplatz bevorzugt werden. Ein unaufgeräumter Arbeitsplatz kann sich somit sogar negativ auf unsere Karriere ausüben.

Doch wie vorgehen, wenn der Schreibtisch schon unter all den Papieren verschwunden ist? Am einfachsten ist es, wenn auf dem Schreibtisch ein System integriert wird, indem alles seinen festen Platz hat. So kannst Du Dir z.B. ein Eingangsfach anlegen, indem alles abgelegt wird, was noch bearbeitet werden muss. Gleiches funktioniert mit einem Fach für alle Papiere, die bereits abgearbeitet wurden. Zudem solltest Du Dokumente, die Du nicht mehr benötigst schnellst möglich vom Schreibtisch entfernen und in den Papierkorb schmeißen.

Des Weiteren bietet Dir unsere digitale Zeit die Möglichkeit des papierlosen Büros. So können Dokumente über Cloud-Services allen Mitarbeiten zur Verfügung gestellt werden, ohne sie für alle zu kopieren. Es gibt digitale Buchhaltungsprogramme, Notiz-Apps und To-Do-Listen. Alles spart Papier auf Deinem Schreibtisch.

Zu guter Letzt solltest Du beim Verlassen des Büros immer darauf achten, dass Dein Arbeitsplatz aufgeräumt ist. Wenn Du jeden Abend dafür sorgst, dass dein Arbeitsplatz aufgeräumt ist, lässt sich die Ordnung mit wenig Aufwand lange erhalten.

Richtiges Essen für mehr Produktivität

Natürlich zählt auch die richtige und gesunde Ernährung zu den wichtigsten Faktoren für konzentriertes und effizientes Arbeiten.

Eine Studie aus Kopenhagen zeigt, dass die Umstellung der Essgewohnheiten von Mitarbeitern zu einer Produktivitätssteigerung von 2% führen kann. Dies klingt erstmal nicht so viel, doch gerade bei großen Unternehmen können 2% sehr viel ausmachen.

Eines der am leichtesten und effektivsten Möglichkeiten mit Ernährung die Produktivität zu steigern ist die ausreichende Versorgung mit Wasser. Für Deinen Körper ist die ausreichende Versorgung mit Wasser essentiell. Versuche dabei auf Softdrinks zu verzichten, denn diese enthalten viel Zucker.

Statt einem üppigen Mittagessen, solltest Du lieber auf kleinere Snacks zwischendurch setzen. Nach einem großen Mittagessen fallen wir zu leicht in ein „Fresskoma“, da unser Körper mit der Verdauung beschäftigt ist. Dies führt zu Müdigkeit und schadet unserer Produktivität.

Du solltest also darauf achten, immer gesunde Snacks griffbereit zuhaben. So kannst Du den Heißhunger vermeiden und so Deine Produktivität auf einem konstanten Level halten.

Enge Deadlines setzen

Auch dieses Phänomen kennt jeder: je weiter die Deadline einer Aufgabe entfernt ist, desto länger zieht sich die Arbeitszeit, die für das Erledigen der Aufgaben benötigt wird. Um dieses Phänomen in den Griff zu bekommen, empfiehlt es sich, immer enge Deadlines zu setzen. So sind wir und unser Team dazu gezwungen effizient und zeitnah Aufgaben zu erledigen. Tools, wie zum Beispiel Agantty, können dabei helfen, Deadlines zu setzen und dem Team mitzuteilen.

Regelmäßiger Sport für mehr Produktivität

Sport erhöht nicht nur unsere körperliche Leistungsfähigkeit, sondern auch die Leistungsfähigkeit unseres Gehirns. Durch Ausdauersport zum Beispiel kann das Volumen unseres Hippocampus ansteigen. Sogar Gesundheitsrisiken durch berufsbedingten Stress können durch regelmäßige Bewegung vermieden werden.

Ausreichender Schlaf

Es ist nicht nur wichtig viel zu schlafen, sondern auch gut zu schlafen. Um einen guten Schlaf zu gewährleisten, sollten einige Dinge berücksichtigt werden.

Je regelmäßiger wir ins Bett gehen und aufstehen, desto mehr kann sich unser Körper an diese Schlafroutine gewöhnen. Dies kann uns dabei helfe, schneller einzuschlafen.

Vor dem Schlafen, sollten wir versuchen unsere innere Ruhe zu finden. Dabei können Entspannungsübungen, Meditation oder Yoga helfen.

Zudem sollten wir auf unsere Schlafumgebung achten. Im Schlaf empfinden wir Geräusche ab ca. 50 Dezibel als störend. Das ist nicht besonders viel. Eine viel befahrene Straße beispielsweise bringt es auf 70 bis 80 Dezibel.

Aber auch tagsüber sollte man sich ruhig der Müdigkeit hingeben, anstatt sie mit Kaffee und Energiedrinks zu bekämpfen. Dies erhöht die Konzentration und somit auch die Produktivität.

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